提升公立医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新

一、人事档案信息化概述

人事档案信息化是将信息技术融入人事档案管理的过程。传统的人事档案管理依赖纸质载体，存在存储成本高、检索效率低、信息更新滞后等问题。在信息化建设中，需运用数字化技术对纸质档案进行处理，采用扫描录入、数据分类等方式将其转化为电子数据，并构建标准化的电子档案数据库，实现档案信息的高效存储、快速检索与动态更新。在大数据时代，人事档案信息化不仅是管理手段的革新，更是提升组织人力资源管理效能的重要路径。通过建立集中统一的电子档案管理系统，可整合分散的档案信息，形成结构化数据资源库，为人力资源管理提供实时、准确的信息支持。以医院为例，人事档案涵盖医护人员的专业资质证书、执业经历记录、科研成果详情、绩效考核数据等核心信息，是医院人力资源配置、人才培养及战略决策的重要依据。

二、提升公立医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新措施

（一）建立健全监督管理机制

医院应该在全面掌握现阶段人事档案管理工作情况的基础上，制定与之相配套的管理制度，同时注重深化管理制度的针对性与实效性。具体而言，医院可基于实际运营状况，针对医院发展对人事档案提出的新需求，制定相应的管理制度，并依据医院的发展态势，创新与改革人事档案管理制度，待人事档案管理配套制度制定完毕后，医院还应全面监管该制度的执行效果。医院应定期对档案管理人员开展考核工作，并将考核结果与绩效工作、岗位晋升挂钩，以此激发档案管理人员的工作积极性与主动性。

（二）优化数字化的档案管理模式

医院应在管理架构层面进行系统性优化，从工作流程再造、协同机制构建和动态管理提升三个维度入手，构建一套以数据驱动为核心、科学高效的管理体系。在工作流程优化层面，应以自动化与业务集成化为核心，通过流程再造简化烦琐环节并提升整体效率。例如，在员工生命周期管理中，可设计贯穿招聘、调岗、晋升、离职等全流程的动态档案更新机制，实现自动化与智能化相结合。当新员工入职时，系统自动触发档案创建任务，将岗位信息、合同数据等同步录入档案，并与绩效管理、薪酬核算等相关业务系统联通；在调岗或晋升场景中，系统依据岗位变更规则自动调整档案内容，更新资质要求、考核目标等关键数据；在员工离职流程中，系统按照预设规则进行档案的自动归档或冷存储处理，确保数据完整性和安全性。

（三）培养专业化档案管理队伍

第一，医院应设立独立的档案管理专职岗位，将人事档案管理工作从其他行政事务中分离出来，明确其在医院管理中的重要性。第二，医院需要通过系统的教育培训，为档案管理人员提供掌握政策法规、档案技术及管理理念的机会。通过多样化的学习手段，全面提升档案管理人员在政策解读、制度执行、档案技术运用等方面的能力，使其能够应对新医改背景下档案管理的复杂需求。第三，随着医务人员数量的增加和档案管理工作的复杂化，现有的档案管理队伍规模难以满足需求，为此医院应根据人事档案的数量和工作量，科学地评估岗位编制需求，并合理增加档案管理人员的数量，以便满足多样化的管理需求。

（四）保障人事档案的安全

医院人事档案管理信息化建设在提升管理效率的同时，也带来了信息安全挑战。由于网络信息具有开放性特征，系统易遭受外部攻击和非法入侵，导致人事档案数据被泄露、恶意篡改等。因此，需要强化安全防护措施，确保人事档案数据的完整性、保密性和安全性。首先，部署网络级防火墙，及时阻止外部非法入侵。其次，加强访问权限管理，实施用户身份认证机制，确保仅授权人员可访问敏感数据。最后，采用数据加密技术，对存储和传输过程中的人事档案信息进行加密处理，避免隐私数据被不法分子截获。

（作者：尚晓鹤壁煤业（集团）有限责任公司总医院）

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