国有企业文书档案管理规范化与路径分析

一、国有企业文书档案管理规范化的重要意义

（一）有利于国有企业文书档案的开发和利用

国有企业文书档案是对于企业所开展的生产、经营、管理及销售等不同环节的反映和记录，一定层面上体现了企业的整体运转状态。国有企业文书档案管理者通过加强制度建设、规范文书档案的管理流程，提升档案管理的分类等举措，可以进一步提升档案开发和运用的价值。尤其是通过对档案的分析和数据对比，可以分析出企业运行过程中所存在的问题和短板，修正企业的发展战略，进一步反哺于企业的发展。因此，深入挖掘企业文书档案，充分发挥档案的价值，有利于国有企业的现代化发展。

（二）有利于提升国有企业文书档案管理的信息化水平

国有企业文书档案管理工作在规范化建设的过程中，需要更新管理手段。而信息化建设是企业文书档案管理规范化的有效支撑，国有企业在激烈的市场竞争环境和时代发展的要求下，要不断地提升信息化赋能企业文书档案管理的效能。为此，国有企业文书档案的规范化建设有利于完善国有企业文书档案信息化配套设施的完善和购置，有利于引导档案管理者革新管理理念，以信息化建设为先导，提升档案管理的信息化、数字化能力。加快了企业文书档案管理的信息化建设，提升了档案管理的效能。

二、国有企业文书档案管理路径

（一）制订标准规范，提升文书档案管理规范性

在优化文书档案数字化管理流程的过程中，应当将标准规范全面落实到各个环节，涵盖文书档案信息的收集、整理、存储、检索以及利用等多个方面。其一，制订文书档案数字化管理的各项标准。标准应涵盖数字化技术要求、元数据标准、数据格式、质量控制标准等多个方面。例如，在数据格式方面，要严格执行国家关于文书档案数据存储编码等的相关要求，确保文书档案数据格式的一致性。其二，建立档案分类标准。可以按照文书档案的主题、时间、事件主体等因素进行分类，通过多级分类体系确保文书档案分类的科学性，以便后续文书档案信息的检索和利用。其三，制订文书档案存储标准。应包括存储介质选择、存储方式选择、存储环境要求等。例如，在存储介质选择上，应充分考虑存储介质的稳定性、可靠性、耐久度和容量。其四，建立文书档案检索标准。检索标准应包含检索语言选择、检索算法选择、检索结果呈现等。在检索算法确定时，要充分考虑检索算法的先进性和准确性。在检索结果呈现上，要尽量以可视化技术为支撑，对检索结果进行精准、多元的呈现。

（二）提升国有企业办公室档案管理操作水平

高质量的国有国有企业办公室档案管理需要科学有效的流程，这要求国有企业对档案管理系统进行及时更新技术操作与流程。操作水平的提升可以加快国有企业组织间的交流与沟通效率，进而起到完善国有企业办公室档案管理制度的作用。国有企业应积极寻求创新路径，扭转过去的被动局面，转而积极主动地搜集档案信息。同时，倡导跨部门协作，提升信息流通效率，定期对档案资料进行有序地整理和分类，深入理解并确保其历史价值和连贯性，以避免信息失真或遗漏等问题。为此，国有企业档案信息管理的相关部门需要结合不同的管理内容选择相应的组织管理流程，加强档案管理人员的专业培训，提升他们的操作水平。同时，国有企业还应适当加大人力资源和资金的投入，构建适应国有企业需求的管理体系，从而有效挖掘和利用档案资源的价值，为服务中心业务提供坚实的保障。

（三）加快制定与更新相关法律标准

针对文书档案数字化转型过程中出现的法律空白和标准缺失问题，必须加快相关法律法规和标准的制定与更新步伐。一方面，应深入研究电子档案的特性及管理需求，明确电子档案的法律地位和管理要求，为数字化档案管理提供坚实的法律基础。例如，可以借鉴国际先进经验，制定或完善关于电子档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的法律法规。另一方面，应加快标准化进程，制定统一的元数据标准、数据交换格式、安全管理规范等标准体系，促进数字化档案管理的规范化、标准化发展。同时，密切关注技术发展动态和行业需求变化，及时调整和完善相关法律法规和标准体系，确保其适应数字化档案管理的新要求。通过法律法规和标准的引导与规范作用，降低管理风险，保障信息安全，推动文书档案数字化转型的顺利进行。

（作者：张淼焦作煤业（集团）有限责任公司赵固二矿）

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