国有企业人事档案数字化建设探究

一、国有企业人事档案数字化建设的意义

（一）提升人事档案管理效率

人事档案记录的内容十分广泛，包含履历材料、考核鉴定材料、学历材料、学位材料、职称材料、奖励材料、处分材料、任免材料等一系列重要信息。随着经济的快速发展和市场竞争的加剧，国有企业人员流动日益频繁，涉及的人事档案信息越来越多。对人员数量庞大的国有企业而言，传统纸质档案信息登记较慢，信息承载力小，移动、取送档案需要耗费许多时间和精力。而数字化建设改变了人事档案的载体，打破了传统纸质档案在数据收集、传输等方面的局限性，全面提升了管理效率，有效解决了人事档案管理存在的信息滞后问题。

（二）提高人事档案利用价值

伴随着三项制度改革的浪潮，国有企业纷纷建立起“外部市场化选聘+内部公开竞聘”的竞争上岗机制，人事档案越来越多。人事档案中记载着员工大量的基础信息，但由于传统纸质档案信息检索困难，统计分析耗时长，难以高效支持管理层决策。但通过数字化建设，人事档案内容的搜索更便捷，审查更精准，信息更规范，能帮助企业全面了解职工情况，建立人才库，强化人才选拔审核把关，全面提高人事档案利用价值，同时帮助企业更好地开展人力资源管理工作。

二、国有企业人事档案数字化建设的策略

（一）提高管理水平

针对人事档案管理数字化管理问题，从以下方面入手：第一，针对数字化试点，制定管理制度，明确人事档案数字化管理流程与要求，确定相关人员的责任与工作范围，并建立配套的管理制度，利用岗位责任制度、绩效考核制度、奖惩制度，推动人事档案数字化转型。第二，激发管理人员的数字化转型意识。为提高人事档案管理水平，提高各部门工作质量，应调动企业管理层的数字化管理意识，使其明确人事档案数字化的优势、数字化转型的要求，并主动配合数字化试点要求，为此项工作提供资源支撑。第三，加强数字化人才队伍建设。国有企业可以组织人事档案管理人员参与培训中，就信息系统的运行、数字化转型要求、新的规章制度等进行多维度的评价，使档案管理人员在学习中专业能力得到提高。例如，国有企业可以就人事档案收集、档案规范整理、档案数字化、业务指导与移交等有关内容进行培训，并对各系统操作要求、注意事项等进行深入讲解，使参与培训的档案管理人员掌握信息系统操作方法。第四，做好权限设置。为防止档案管理混乱的问题，应根据档案管理人员的层级、其他部门人员的需求与职位，设置不同的访问权限，防止出现随意调整档案信息的现象。

（二）加强人事档案资料的收集整理

进行人事档案资料的搜集与整理是以后人事档案电子化使用的基础。一是要强化材料的收集归档。公司的人事档案资料形成单位较多，要健全存档机制，明确责任落实，加强存档状况监控，要经常对资料形成单位的资料移交状况进行通报，提高企业形成的积极性和责任心。要健全交接程序，组织人事部门进行交接材料鉴定工作，比如材料是否为原件、是否真实完整等。二是要规范档案资料的保存。由于人事档案资料和自身利益息息相关，所以收集过程中要保证资料的安全性，切不可丢失。对人员档案依据十大类别进行分类排序编排，并用标准目录制作后，要使用标准的干部人事档案盒，打孔装订好，以便后期形成材料的增加补充。

（三）提高企业上下对人事档案数字化的认识

国有企业人事档案数字化建设是一项长期的系统性工作，数字化进程顺利推进的第一步是提高企业全员对档案数字化的认识。人事档案管理数字化转型后，能大大增强档案管理的科学性和服务性，因此，国有企业应将人事档案作为一种资源进行有效利用，并不断拓展其用途。各部门都应该重视人事档案信息，加强部门之间的沟通交流，提高档案相关工作配合的流畅度，这样有助于推动企业人事档案数字化建设。国有企业还可以结合线上线下宣传方式，通过企业内网、微信公众号、留言板等宣传国务院国资委关于档案数字化的相关要求，使档案数字化管理模式深入人心。

（作者：李亚楠河南豫能控股股份有限公司）

打赏